一、研發(fa)背(bei)景(jing)

    中共十八召開以(yi)后(hou)，中央(yang)提出(chu)了全(quan)面深化(hua)(hua)(hua)(hua)改革的戰略部(bu)署，部(bu)署中明(ming)確(que)指出(chu)黨政(zheng)機關單位應全(quan)面推行基礎信(xin)息(xi)化(hua)(hua)(hua)(hua)辦公制度改革，完(wan)善基礎信(xin)息(xi)化(hua)(hua)(hua)(hua)建設(she)。公安部(bu)提出(chu)了進一(yi)步的細化(hua)(hua)(hua)(hua)改革政(zheng)策，在全(quan)國范圍內開展基礎信(xin)息(xi)化(hua)(hua)(hua)(hua)、警(jing)務實戰化(hua)(hua)(hua)(hua)、執(zhi)法規范化(hua)(hua)(hua)(hua)、隊伍正(zheng)規化(hua)(hua)(hua)(hua)等四項改革建設(she)措施。  

公安(an)機(ji)關檔(dang)(dang)案工作(zuo)是(shi)收錄、保存(cun)、管(guan)理公安(an)機(ji)關工作(zuo)信息以及(ji)關鍵信息的(de)(de)重要工作(zuo)，是(shi)公安(an)行政(zheng)機(ji)關重要的(de)(de)基礎工作(zuo)之一(yi)，科學完善的(de)(de)檔(dang)(dang)案管(guan)理工作(zuo)是(shi)提高公安(an)機(ji)關工作(zuo)效率以及(ji)質量(liang)的(de)(de)重要基礎。

經過調研，發現公安機關(guan)檔案工作存在以(yi)下問(wen)題:

1.缺乏系統性(xing)管理。目前公安機關自存檔案僅對文件警進(jin)行(xing)分類、登記(ji)、錄入(ru)、造冊(ce)等(deng)工作，由于人(ren)員緊(jin)張、檔案存放(fang)困難，無法對檔案進(jin)行(xing)保(bao)存時限、重要程度等(deng)更(geng)細致的劃分。

2.存(cun)在重(zhong)復儲存(cun)的情況(kuang)。在工作(zuo)中，在借(jie)閱(yue)傳閱(yue)文件時(shi)，留有復印件自(zi)用。存(cun)在同一份文件多次入檔的情況(kuang)，導致檔案重(zhong)復存(cun)儲，占用大(da)量時(shi)間。

3.缺乏有效的(de)檢索功能(neng)。目(mu)前所(suo)用Excel管理手段，僅能通過文號、標題(ti)進行(xing)檢(jian)索，效率不高。對于時(shi)間較長(chang)，不清楚文號或標題(ti)的(de)檔案，難以檢(jian)索。

4.缺少電(dian)子(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)。檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)大多(duo)為紙質文件，沒有掛(gua)接電(dian)子(zi)文檔(dang)(dang)(dang)(dang)，容易在借閱時產生污損，影響檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)的完整(zheng)性(xing)。

為解決上述問題，我公司全面(mian)應用(yong)智能(neng)存儲技(ji)術(shu)、信息(xi)化(hua)技(ji)術(shu)和數據庫技(ji)術(shu)，推出了海旭綜合(he)檔案(an)管理系(xi)統（簡稱“檔(dang)案(an)管(guan)理(li)系(xi)統(tong)”），對現(xian)(xian)有檔(dang)案(an)進(jin)行電(dian)子化(hua)升級，使檔(dang)案(an)管(guan)理(li)更加系(xi)統(tong)化(hua)、科學化(hua)。以專用檔(dang)案(an)管(guan)理(li)標簽(qian)作為信息存儲媒(mei)介并粘貼在檔(dang)案(an)袋上，通過(guo)系(xi)統(tong)智能控(kong)制檔(dang)案(an)柜實(shi)現(xian)(xian)檔(dang)案(an)的存放與領取，實(shi)現(xian)(xian)了檔(dang)案(an)管(guan)理(li)全(quan)過(guo)程的信息化(hua)處理(li)。

此外，根據保密相關規定，建立專門檔(dang)案(an)室及(ji)電子檔(dang)案(an)閱覽室，提升檔(dang)案(an)管理水平和(he)檔(dang)案(an)利用(yong)率。

海(hai)旭“綜合(he)檔案管(guan)理系統”是一(yi)套(tao)軟(ruan)硬件結合的(de)(de)解決方案(an)(an)，系統通過(guo)統一(yi)標準規范整(zheng)個檔(dang)案(an)(an)生命周期的(de)(de)流程管(guan)理(li)，構(gou)建(jian)了(le)一(yi)整(zheng)套(tao)完整(zheng)的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)信息資源共享服(fu)務平(ping)臺(tai)。系統支持檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)全過(guo)程的(de)(de)信息化處理(li)，包(bao)括檔(dang)案(an)(an)電(dian)子信息采集、入(ru)庫接收(shou)、歸檔(dang)、存儲、移交、管(guan)理(li)、借閱利用(yong)和編(bian)研(yan)發布等(deng)功能，建(jian)立(li)了(le)以信息安全為中心(xin)的(de)(de)一(yi)站式檔(dang)案(an)(an)利用(yong)共享平(ping)臺(tai)，為公(gong)安機關(guan)的(de)(de)信息管(guan)理(li)決策提(ti)供了(le)有(you)力的(de)(de)依據(ju)。

 二(er)、系統構成

    1.平臺架(jia)構

    

     系統為B/S架構，服務器與數(shu)據庫部署在本地(di)，接入內網，本地(di)單位及下屬單位可(ke)共同(tong)訪(fang)問該數據(ju)庫。采用J2EE體系(xi)架(jia)構(gou)、基于SOA的(de)架(jia)構(gou)設計以及組件(jian)化設計理念，通(tong)過組件(jian)進行搭(da)建，在此平臺基礎上開發業務應用(yong)系(xi)統，適(shi)應軟件(jian)架(jia)構(gou)對繼承(cheng)性、兼(jian)容性、擴展性的(de)要求，保證架(jia)構(gou)擴展銜接合(he)理。

     2.系統組成

          

系統管理員設(she)(she)置好單位部門及用戶權限(xian)，共(gong)(gong)用網頁版平(ping)臺進行入庫、出庫、調撥(bo)、移交、遠(yuan)程審(shen)批等(deng)操(cao)作，實現檔案(an)信(xin)息及出入信(xin)息的上傳與共(gong)(gong)享(xiang)，形(xing)成統一的管理信(xin)息平(ping)臺，主體(ti)解(jie)決方案(an)分(fen)為軟件平(ping)臺、保存(cun)保管設(she)(she)備、電子采集(ji)設(she)(she)備三部分(fen)。

 三(san)、系(xi)統(tong)總體(ti)建設(she)思路和目標(biao)

針對公安(an)機(ji)關檔(dang)案管(guan)理要求，綜合檔案管理系統的(de)總體建(jian)設思(si)路和目標是“四大、兩(liang)全”：

      1.大檔案(an)

保證多種業務來源的檔案(an)都(dou)能正確的采(cai)集到數(shu)字(zi)檔案(an)系統(tong)。并依托數(shu)據(ju)(ju)格式(shi)轉換技術，將各(ge)類型(xing)電子文件(jian)轉換為通(tong)用(yong)的數(shu)據(ju)(ju)格式(shi)進行瀏(liu)覽(lan)和利用(yong)。

      2.大集成

通(tong)過數據(ju)集(ji)成(cheng)，形成(cheng)全(quan)(quan)單位的(de)檔(dang)案(an)資源數據(ju)倉庫。對(dui)所(suo)有檔(dang)案(an)相關應用的(de)集(ji)成(cheng)和(he)全(quan)(quan)面覆蓋，實現流程結轉歸檔(dang)自動化、跨級數據(ju)傳遞。

      3.大平臺(tai)

構建統(tong)一架構的數字檔(dang)案(an)管理(li)系(xi)統(tong)，各單(dan)位可接入(ru)云端在線訪問。在系(xi)統(tong)架構、檔(dang)案(an)存(cun)儲、檔(dang)案(an)安全、檔(dang)案(an)應用等層面在云端統(tong)一設計、統(tong)一規劃(hua)、集(ji)中控制(zhi)。

     4.大(da)安(an)全

依(yi)據《信息(xi)系統安(an)全等(deng)級(ji)保(bao)護基本要求》、BMB17以及BMM20，實(shi)現應用及(ji)內容(rong)的安全防護，確(que)保電子檔案的來源(yuan)可信、管理(li)可信、技術可信、長期可用。

      5.全管控

通過(guo)業務管(guan)控(kong)和電子文件管(guan)控(kong)，確保檔案資源歸檔的完整性以(yi)及準確性。

      6.全服務

依(yi)靠先(xian)進(jin)信息化技術，提(ti)供深層(ceng)次、多(duo)渠道的服務(wu)手段。面(mian)向領導決策層(ceng)、檔案管(guan)理層(ceng)和普通員工層(ceng)的服務(wu)，實現全(quan)員服務(wu)。

四、綜合檔案(an)管理系統功能和工作流程

      1.功能模塊

      1.1檔(dang)案管(guan)理系統

      在(zai)檔案(an)管理(li)模塊可以對檔案(an)進行添(tian)加、修(xiu)改、刪除、查(cha)詢以及調閱、歸還、檔案(an)處理(li)等(deng)操作，實(shi)現了對檔(dang)(dang)案(an)材料的收集(ji)、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查(cha)閱等業務功能。添(tian)加檔(dang)(dang)案(an)時(shi)，可(ke)以(yi)給每個檔(dang)(dang)案(an)制作(zuo)一個條碼(ma)標簽，將檔(dang)(dang)案(an)內容打印在(zai)(zai)標簽上并貼在(zai)(zai)相應檔(dang)(dang)案(an)的表面。

      1.2檔案采集系統

檔(dang)案(an)采(cai)集系統(tong)(tong)主要完成對(dui)紙(zhi)質檔(dang)案(an)材料的(de)(de)數(shu)字化(hua)采(cai)集處理(li)功(gong)能。系統(tong)(tong)提供了目錄整(zheng)理(li)、檔(dang)案(an)采(cai)集、檔(dang)案(an)審(shen)核、系統(tong)(tong)維護四大功(gong)能，并利用(yong)現化(hua)代網絡技術，實現多人同(tong)(tong)時對(dui)多本(ben)檔(dang)案(an)，不同(tong)(tong)材料同(tong)(tong)時采(cai)集功(gong)能，是一(yi)套高(gao)效、快捷的(de)(de)檔(dang)案(an)數(shu)字化(hua)采(cai)集軟件。

      1.3遠程查(cha)閱(yue)系統(tong)

數字化(hua)檔(dang)案查閱(yue)系(xi)統(tong)是以組織(zhi)系(xi)統(tong)專網(wang)為網(wang)絡基礎，采用B/S(瀏覽(lan)器/服務(wu)器)模式架構，在組(zu)織系統內(nei)部實現了本地及遠(yuan)程查檔、閱檔功能(neng)。并采用多種安全加密處理(li)方(fang)式，確保(bao)系統運行安全可靠。

       1.4操作記錄查詢

      通過系統可(ke)輕松(song)查(cha)閱檔(dang)案(an)所有的出入信息(xi)，包(bao)括出入時間，借(jie)閱人等，實(shi)現了(le)檔(dang)案(an)流轉的可(ke)追溯化管理。

       1.5檔案統(tong)計分析

系統(tong)(tong)可以對檔(dang)案(an)及(ji)其(qi)存儲(chu)設備(bei)進(jin)(jin)行(xing)統(tong)(tong)計(ji)。根據檔(dang)案(an)的(de)(de)種類、狀態和檔(dang)案(an)的(de)(de)操作進(jin)(jin)行(xing)檔(dang)案(an)的(de)(de)統(tong)(tong)計(ji)；對存儲(chu)設備(bei)的(de)(de)使用(yong)(yong)情況和使用(yong)(yong)率進(jin)(jin)行(xing)統(tong)(tong)計(ji)，統(tong)(tong)計(ji)時生(sheng)成(cheng)統(tong)(tong)計(ji)圖并能導出統(tong)(tong)計(ji)列(lie)表(biao)。

       1.6審批管理(li)

      對(dui)于(yu)重要(yao)、秘密檔案(an)，系統可設置審批(pi)(pi)權限，審批(pi)(pi)負責人(ren)可通過(guo)檔案(an)網頁(ye)版對(dui)相關檔案(an)的出入庫進行無紙(zhi)化遠程審批(pi)(pi)，提高(gao)效率。

       1.7檔(dang)案(an)管理網絡大平(ping)臺(tai)

       系統能夠實現省(sheng)市(shi)縣三級聯網，上級部門可通過系統直(zhi)接(jie)查看相關檔案(an)的保(bao)管(guan)情況，實現了信(xin)息化，規劃化，透明(ming)化的管(guan)理。

      1.8基礎(chu)信息(xi)維護(hu)

在(zai)系(xi)統管理(li)(li)模(mo)塊可以添加部(bu)門及(ji)用(yong)戶(hu)(hu)并設置用(yong)戶(hu)(hu)的權限；在(zai)系(xi)統參(can)數管理(li)(li)設置審批、配置關聯(lian)的硬件參(can)數。

      2.具體工作流程(cheng)

      2.1檔(dang)案待入庫和入庫管(guan)理(li)

       A 登記檔案信息(xi)

管理人員在(zai)系統登記檔案信息(xi)(xi)，檔案信息(xi)(xi)包括檔案名(ming)稱、種類、來源、起(qi)始頁(ye)、結束頁(ye)、備注等(deng)。

      B檔案拍照

管理人員將檔案多(duo)角度拍(pai)(pai)照（利用高拍(pai)(pai)儀(yi)即(ji)拍(pai)(pai)即(ji)導(dao)，或者導(dao)入照片或者利用掃(sao)描儀(yi)對其掃(sao)描成電子文件），同時上傳至(zhi)管理系統。

      C分配存放(fang)位置

管理人員按照檔案大小、類(lei)型在系統內(nei)對應的保(bao)管室(shi)內(nei)，根(gen)據(ju)實際存儲狀況，在此(ci)系統示意(yi)圖界(jie)面(mian)內(nei)選擇合適的保(bao)管柜。（黃色(se)(se)表(biao)示已使(shi)用，綠色(se)(se)表(biao)示未(wei)使(shi)用，紅色(se)(se)表(biao)示已滿）  

      D檔(dang)案待入庫

     點擊“登記待入庫”，檔案進(jin)入待入庫管理(li)模塊。

      E條(tiao)碼標簽編碼

    系統為(wei)每個檔(dang)案生(sheng)成唯一的檔(dang)案識別碼和EPC碼（唯一身份證明），通過打(da)印機生成(cheng)條碼標簽(qian)，貼于檔案(an)保管袋上。

      F打印登記表(biao)并入(ru)庫

將檔(dang)案(an)放入存儲設備(bei)后(hou)，在待入庫(ku)管理模塊選中該檔(dang)案(an)確認入庫(ku)，系統自動(dong)生成檔(dang)案(an)登記(ji)表并打印。

      2.2檔案調閱或處理

      A檔案調(diao)閱

    檔案(an)調(diao)閱(yue)(yue)，管理(li)員(yuan)辦理(li)調(diao)閱(yue)(yue)手(shou)續，領導遠程(cheng)審批(pi)同意后(hou)，管理(li)員(yuan)將檔案(an)拿給借閱(yue)(yue)人，此時檔案(an)狀(zhuang)態顯(xian)示為出庫狀(zhuang)態。

      B 檔案延期或歸還(huan)

指(zhi)定的(de)調閱期限到(dao)達(da)后，系(xi)統(tong)在首(shou)頁(ye)會(hui)跳出(chu)提示管理人(ren)員，此時(shi)可(ke)對檔案(an)(an)進行延期操作，若借閱人(ren)按時(shi)歸(gui)還檔案(an)(an)，管理員可(ke)進行歸(gui)還操作。

      C 檔案處理

    可以對檔(dang)案進行移交、銷毀(hui)等處理。

      2.3系統其他管理

      A查詢與統計(ji)

系統具(ju)有完善(shan)的統計(ji)分析模塊(kuai)，自動生成檔案統計(ji)、操作統計(ji)等報表。

      B三級聯網平臺管理

客戶端(duan)登(deng)記的檔案(an)信(xin)息，會在(zai)網頁版的聯網平(ping)臺上實時顯示，經過授權的用(yong)戶可以實時看(kan)到檔案(an)信(xin)息（上級部(bu)門對(dui)下級部(bu)門擁(yong)有(you)管理和查(cha)看(kan)權限），遠(yuan)程查(cha)看(kan)遠(yuan)程管理。

      C檔案監控

未按期(qi)(qi)歸還提醒，以(yi)及超(chao)期(qi)(qi)提醒；隨(sui)時追溯(su)歷史活動軌跡。

 五、設計原則和依(yi)據

      1.設計原則(ze)

      為規范檔案管理(li)工作，根(gen)據(ju)《中華(hua)人(ren)民(min)共和(he)國(guo)(guo)刑(xing)事(shi)訴訟(song)法》、《中華(hua)人(ren)民(min)共和(he)國(guo)(guo)民(min)事(shi)訴訟(song)法》、《中華(hua)人(ren)民(min)共和(he)國(guo)(guo)行政訴訟(song)法》和(he)《公安(an)機關辦理(li)刑(xing)事(shi)案件程序規定》的有關規定，遵循(xun)科(ke)學、客觀、及時、準確、安(an)全的原則，本系統遵循(xun)以下設計原則。

      1.1可靠(kao)性

      系統具備長期穩定工作能力，所選用硬件設備符合國際質(zhi)量及可(ke)靠性標(biao)準。軟件對(dui)于(yu)規(gui)范(fan)要(yao)求(qiu)(qiu)以外的(de)(de)輸(shu)入(ru)能夠判(pan)斷出這個輸(shu)入(ru)不符合規(gui)范(fan)要(yao)求(qiu)(qiu)，并能有合理的(de)(de)處理方式。

      1.2實用性

      綜合(he)檔案管理系統滿足功能要(yao)求，設計具有(you)實(shi)現性，操(cao)作(zuo)方便(bian)(bian)(bian)，維護容易。該(gai)系統(tong)改變(bian)了(le)傳統(tong)檔案的(de)管(guan)(guan)理(li)模式，簡(jian)潔方便(bian)(bian)(bian)，管(guan)(guan)理(li)有(you)序。通過系統(tong)的(de)應用，有(you)效提高了(le)相關部(bu)門對檔案歸(gui)檔管(guan)(guan)理(li)的(de)效率、簡(jian)化了(le)管(guan)(guan)理(li)流程、降低了(le)人員的(de)勞動(dong)強度，為客戶提供(gong)了(le)更為便(bian)(bian)(bian)捷、更為有(you)效的(de)的(de)管(guan)(guan)理(li)模式。 

      1.3經濟性

      在保(bao)證先進性(xing)、可靠性(xing)和易用性(xing)的前提下，系統還要有(you)較(jiao)好的經濟性(xing)，使整個系統有(you)較(jiao)高的性(xing)能價格比，實用而不(bu)夸張，高檔而不(bu)奢(she)侈。

      1.4易操作性(xing)及(ji)易維護性(xing)

      系統(tong)便于(yu)掌握，簡(jian)便直觀。保(bao)證(zheng)(zheng)系統(tong)易于(yu)擴展(zhan)、升級。保(bao)證(zheng)(zheng)系統(tong)具有自檢(jian)和(he)錯誤報警(jing)提示功能；系統(tong)各單元(yuan)故障排除快速簡(jian)捷；保(bao)證(zheng)(zheng)主機和(he)備件的通用性、互換性。

      1.5易(yi)擴展性

      軟件、硬件設計完都(dou)留有升級接口和升級(ji)空間(jian)。擴展方便簡單，提高了(le)工作效率，節約開(kai)支。

      1.6高(gao)效性

    按照司法機關檔(dang)案的(de)(de)(de)(de)保(bao)全要求，及時(shi)、準(zhun)確、快速地完成數(shu)據采集(ji)工作(zuo)，并對其進行自(zi)動(dong)拍照；檔(dang)案移(yi)(yi)交(jiao)到其它(ta)部(bu)門，實現檔(dang)案信息自(zi)動(dong)流轉，提升檔(dang)案管理水(shui)平，時(shi)時(shi)跟蹤檔(dang)案的(de)(de)(de)(de)位置。檔(dang)案保(bao)管員(yuan)可(ke)大(da)大(da)節省工作(zuo)時(shi)間，極大(da)的(de)(de)(de)(de)提高了工作(zuo)效率，對調閱、歸還(huan)、移(yi)(yi)交(jiao)等(deng)狀態的(de)(de)(de)(de)檔(dang)案進行規范、實時(shi)、準(zhun)確的(de)(de)(de)(de)管理，大(da)大(da)節省了以往臺帳式(shi)管理的(de)(de)(de)(de)時(shi)間。

綜上所(suo)述：我(wo)們設(she)計的(de)目標是，系(xi)統設(she)備及(ji)應用(yong)軟件能夠平滑地進行升(sheng)級及(ji)擴充，體現當代高科技成果的(de)結晶(jing)。系(xi)統具有(you)強(qiang)大的(de)控制與(yu)管理功能；同(tong)時整個系(xi)統易于(yu)安(an)裝和(he)維護(hu)、更(geng)換。

      2.設計(ji)標準(zhun)

      IEC——國際電工委員會標準(zhun)

      ISO——國際標準化(hua)組(zu)織

      GB/DL——中華(hua)人民共(gong)和國(guo)國(guo)家(jia)標準

      《工業企(qi)業通訊設計規范(fan)》（GBJ42-81）

      YDB 059-2011 基于標(biao)簽識別的應用和業務需求

      GB/T 25000.1-2010軟件工程 軟件產品(pin)質量要求和評價

      GB/T 2423-1986 電(dian)(dian)工(gong)電(dian)(dian)子產品基(ji)本環境試(shi)驗規程(IEC68)

      IEEE802.3以太(tai)網規范

      《信息(xi)技術設備（包括(kuo)電氣(qi)事務設備）安全規(gui)范》（GB4943-2001）

      《計算(suan)機(ji)場地技(ji)術條件》（GB2887—89）

 六(liu)、檔(dang)案保管(guan)室規劃(hua)

      1.檔案室安(an)全保密制度

      1)存放(fang)檔案必(bi)須有專用庫房，庫房必(bi)須安全、牢固，門窗要加固。

      2)建(jian)立專門檔案(an)(an)室(shi)及電子檔案(an)(an)閱覽室(shi)，提升檔案(an)(an)管理水平和檔案(an)(an)利用率。

      3)檔(dang)案工作人員(yuan)和檔(dang)案利用人員(yuan)，都必須認真執(zhi)行《保(bao)密(mi)(mi)(mi)法(fa)》及(ji)有關保(bao)密(mi)(mi)(mi)管(guan)理(li)(li)規定(ding)，增強(qiang)保(bao)密(mi)(mi)(mi)觀念，對涉密(mi)(mi)(mi)檔(dang)案管(guan)理(li)(li)按國家涉密(mi)(mi)(mi)管(guan)理(li)(li)規定(ding)執(zhi)行。

      4)檔案(an)庫房內(nei)嚴禁(jin)吸煙，嚴禁(jin)將易燃、易爆(bao)物(wu)品帶入室內(nei)；保持庫房清潔，要有“十防”措施；經常檢查可能發生的事故隱患，并及時排除。

      5)對(dui)接(jie)收入庫的檔案，應(ying)認真(zhen)清點(dian)、核對(dui)，履行交接(jie)手續，并及時(shi)入庫。

      6)明確(que)不同密級(ji)檔案的使(shi)用范(fan)圍(wei)和借(jie)閱辦法并嚴格遵守。

      7)定期檢查檔(dang)案的保(bao)管情況(kuang)，做(zuo)到帳、物相(xiang)符；對破(po)損(sun)或變質檔(dang)案要及(ji)時(shi)采取措施進行修補和復制。

      8)檔(dang)案(an)管理人(ren)員(yuan)不(bu)(bu)(bu)準(zhun)利用工作之(zhi)便摘錄檔(dang)案(an)資料，不(bu)(bu)(bu)準(zhun)在私人(ren)通訊(xun)、談話中涉(she)及(ji)涉(she)密檔(dang)案(an)的(de)內(nei)容，不(bu)(bu)(bu)準(zhun)任意將案(an)卷帶出檔(dang)案(an)庫房。

      9)檔案工(gong)作人(ren)員在調離(li)工(gong)作前，必須將檔案、資料逐件點交清楚，離(li)職后對所了解的機密情況不得泄漏。

      10)各類檔案一般不予借出。對確需(xu)借出的(de)，要嚴格(ge)履行借閱審批(pi)登記手續。

      11)如(ru)發現有(you)檔案(an)丟(diu)失或泄密情況，必須及時上報，立(li)即追查，嚴肅處理責任者(zhe)。未(wei)經(jing)允許(xu)任何人不得私自銷毀檔案(an)。

      12)為確保(bao)檔案的(de)安全，要做到人離檔案館，隨時關(guan)門窗。

      13)節假(jia)日及寒暑(shu)假(jia)前應重(zhong)點檢查(cha)庫(ku)房(fang)門窗安全(quan)，清點檔(dang)(dang)案并(bing)登記，催(cui)還借出檔(dang)(dang)案，將(jiang)所有(you)檔(dang)(dang)案全(quan)部歸入庫(ku)房(fang)。

      2.規劃闡述(shu)

      對檔案(an)(an)室的總(zong)體規(gui)劃遵(zun)循分(fen)區(qu)分(fen)類(lei)保管(guan)的總(zong)原則(ze)，把(ba)檔案(an)(an)室分(fen)為檔案(an)(an)受理區(qu)、檔案(an)(an)查(cha)閱區(qu)、檔案(an)(an)保管(guan)區(qu)。

 

      2.1受(shou)理區

               

      受(shou)理(li)區(qu)(qu)是檔案(an)(an)室管理(li)人員辦公區(qu)(qu)域，配置(zhi)(zhi)為辦公桌(zhuo)椅、臺式(shi)電腦(nao)、綜(zong)合檔案(an)(an)管理(li)系統（包(bao)括條碼標簽打印(yin)機(ji)、翻拍儀、掃(sao)描槍等(deng)）；作(zuo)為檔案(an)(an)管理(li)主要(yao)區(qu)(qu)間(jian)，受(shou)理(li)區(qu)(qu)設(she)(she)置(zhi)(zhi)檔案(an)(an)管理(li)工作(zuo)臺，布置(zhi)(zhi)檔案(an)(an)管理(li)工作(zuo)站(zhan)，檔案(an)(an)翻拍儀及信息管理(li)系統對(dui)檔案(an)(an)進行日常登記(ji)、出(chu)入(ru)管理(li)。還可根據(ju)工作(zuo)需(xu)要(yao)選擇配置(zhi)(zhi)打印(yin)機(ji)、掃(sao)描儀等(deng)附屬(shu)設(she)(she)備。

      管(guan)理(li)員在這里進(jin)(jin)行(xing)檔(dang)案(an)(an)基礎信(xin)息登(deng)記(ji)工作。包含(han)條(tiao)碼標簽分(fen)配、打印、拍照，以及存放位(wei)置(zhi)分(fen)配等操作。同時(shi)，檔(dang)案(an)(an)日(ri)常調閱、歸(gui)還、檔(dang)案(an)(an)處理(li)等流轉(zhuan)手續(xu)辦理(li)工作及其(qi)它檔(dang)案(an)(an)保全(quan)保管(guan)規范要求的日(ri)常工作，均在管(guan)理(li)區進(jin)(jin)行(xing)。

      另配置(zhi)檔(dang)案消毒柜和檔(dang)案暫存柜用于檔(dang)案的消毒與暫存。

      2.2查(cha)閱(yue)區

      根據保密相關規定，建(jian)立專(zhuan)門電(dian)子檔案(an)查閱區(qu)，供(gong)查閱人員現(xian)(xian)場(chang)查閱電(dian)子檔案(an)，根據本(ben)單位檔案(an)室現(xian)(xian)有規模(mo)與實際要(yao)求，查閱區(qu)配置如下：

      B查(cha)閱區：配置查(cha)閱桌椅、查(cha)閱電腦各2套，供(gong)查閱人員(yuan)現場查閱電子(zi)檔案。

   ;             

      2.3保管區(qu)

     ;           

      在檔(dang)案(an)保(bao)管上根據檔(dang)案(an)屬性進行各(ge)類(lei)檔(dang)案(an)的(de)保(bao)管存(cun)放。檔(dang)案(an)保(bao)管區(qu)主(zhu)要分為(wei)紙質檔(dang)案(an)保(bao)管區(qu)、電(dian)子檔(dang)案(an)保(bao)管區(qu)。根據本(ben)單(dan)位(wei)檔(dang)案(an)室現有(you)規模(mo)與實際要求，檔(dang)案(an)室保(bao)管區(qu)分為(wei)：

                

      C保管區：部署5組(zu)6列智能(neng)檔案柜（單組尺寸：1000*580*2500mm），共計45立方米。

      D環境(jing)組件(jian)：配置(zhi)除(chu)濕機1臺(tai)、溫濕度儀2個、電磁驅蟲器2個、滅火器2個、火災(zai)報警器2個，紫外消(xiao)毒(du)車2臺、空(kong)調(diao)2臺、新風機1臺(tai)。